Sejumlah 2 (dua) orang staf administrasi Perpustakaan Unair, Ibu Sugiani dan Nadia Tsaurah berkesempatan hadir mengikuti seminar sekretaris yang diselenggarakan oleh Ikatan Sekretaris Indonesia (ISI) pada hari Minggu lalu (24/4) bertempat di Hotel Santika Premiere Gubeng Surabaya.

Acara yang dilaksanakan sehari penuh mulai pukul 09.00-15.00 WIB ini adalah dalam rangka memperingati hari Administrasi Profesional 2016 yang dirayakan oleh Profesional Administrasi seluruh dunia setiap minggu ke-3 bulan April.

Tahun ini, tema yang diusung adalah “It’s Your Time to Shine”. Disampaikan secara lugas oleh 2 orang pembicara. Pertama, Bapak Ahyanizzaman, seorang Direktur Keuangan PT. Semen Indonesia (Persero) yang kini juga sebagai Ketua IKAFE Unair (2012-2016). Beliau menyampaikan materi tentang tantangan dan peran sekretaris di era MEA. Beliau mendahuluinya dengan lebih banyak memberikan gambaran tentang perubahan yang kian hari terjadi sangat cepat, masif, dan lintas negara. Misalnya, Nokia. Dulu, kalau handphone nya bukan merk Nokia, dianggap nggak keren, nggak nge-trend, ketinggalan jaman. Sekarang? Nokia malah ditinggalkan para peminatnya. Hingga Stephen Elop, CEO Nokia pun mengatakan "Tidak ada yang salah dari Nokia, mengapa kita kalah?”tanyanya heran.

Fenomena apa ini? Mengapa bisa terjadi? Penyebab utamanya adalah Nokia terlambat mengantisipasi perubahan. Mereka berpegang teguh hanya pada OS Symbian-nya, dan menolak hadirnya OS Android. Konsumen pun mulai jenuh dengan OS Symbian. Perlahan namun pasti, konsumen mulai beralih, pindah hati pada OS Android, hingga kini. Sekarang, mulai bermunculan e-commerce seperti Lazada, Tokopedia, Gojek, MatahariMall.com, Alibaba.com, dan nebeng.com.

Seseorang dalam menghadapi perubahan, dapat dianalogikan dengan T-Rex vs Kadal. T-Rex dengan cirinya yang kaku, lambat, sulit beradaptasi, sekarang mereka punah. Berbeda dengan kadal yang fleksibel, lincah, mudah beradaptasi, sekarang spesies ini tetap eksis. "Bukan spesies terkuat lah yang bertahan, atau yang paling pintar yang bertahan. Yang bertahan adalah yang paling mampu beradaptasi pada perubahan” (Charles Darwin).

Profesi pun turut mengalami persaingan, terutama di Masyarakat Ekonomi Asean (MEA) tahun 2016 ini. Setidaknya ada 8 (delapan) jenis profesi seperti Akuntan, Arsitek, Tenaga Pariwisata, Insinyur, Dokter Gigi, Tenaga Survei, Praktisi Medis, dan Perawat. Bagaimana dengan profesi Sekretaris? Meski tidak tertera pada list, tak perlu kecil hati atau malah merasa cukup puas. Profesi Sekretaris kini semakin diminati dan tentu saja, persaingan semakin ketat.

Jika figure seorang sekretaris / executive assistant dianatomikan yang memiliki: silver tounge, eagle eyes, supersonic hearing, titanium backbone, bluetooth headset, smartphone and battery pack, cup of coffe, nimble feet, bulky binder, dan pocketful of post-its.

Kini, sekretaris tak hanya cukup dengan ciri-ciri diatas, namun juga harus menjadi sekretaris yang efektif, yang memiliki kemampuan: adaptability, organization, proactive antisipation of needs, communication skills, customer service skills, broad understanding of business concepts, team player, computer/technical skills, dan judgement.

Bapak Badri Munir Sukoco, pemateri kedua, seorang penulis buku “Manajemen Administrasi Perkantoran Modern” (Airlangga University Press) yang kini juga sebagai Ketua Badan Perencanaan dan Pengembangan (BPP) Unair turut menyampaikan ilmu dan pengalamannya. Untuk menjadi seorang sekretaris yang sukses, juga harus menerapkan 7 kebiasaan dari orang yang efektif, yang memiliki kemampuan sebagai berikut: inisiatif/proaktif, fokus pada tujuan, menerapkan prioritas, think win/win, komunikatif, kerjasama/synergize, dan mampu untuk memperbaiki kekurangan diri sendiri.

Oleh karena pentingnya perubahan khususnya bagi profesi sekretaris ini mengingat perannya sebagai garda depan, dan juga pada tumbuh kembang sebuah organisasi.

It's your time to shine. (nad)

Hits 1387